Discuțiile despre probleme, creează probleme. Discuțiile despre soluții creează soluții.
În primul trimestru al anului ai un stres în plus. Și asta peste responsabilitățile pe care deja le ai în această perioadă: raportări la grup, declarații fiscale, situații financiare anuale de întocmit, etc.
… vin auditorii. Ce înseamnă asta pentru tine?
Ore suplimentare, întrebări incomode, ajustări, pregătire de informații… poate îți sună cunoscut dacă lucrezi într-o companie care este auditată și mai ales dacă ești contabil sau director financiar.
Însă nu s-ar întâmpla nimic din toate astea dacă ai avea o altă abordare a lucrurilor.
Hai să vedem mai jos situațiile pe care le-am întâlnit cel mai des în practică și ce poți face că auditul să se desfășoare în bune condiții, iar tu să nu te stresezi prea tare și mai mult, să ai și beneficii.
Pregătești informația în ultimul moment
De obicei acesta este subiectul cel mai des dezbătut și argumentat între auditori și contabili: informații transmise târziu și auditori stresați că vor întârzia emiterea raportului. Însă, toate aceste lucruri se răsfrâng asupra ta, pentru că până într-un final tot va trebui să faci ore suplimentare ca să transmiți informațiile solicitate.
Ce ai de făcut:
Solicită cererea de informații din timp și începi să pregătești informațiile pas cu pas, în ritmul tău pe măsură ce sunt disponibile. Click aici și poți vedeai care este momentul potrivit în care să soliciți “cererea de informații”.
Îți este teamă să pui întrebări
În general auditorii pun foarte multe întrebări și solicită informații…Contabilii răspund și pregătesc informațiile…
Ai voie să pui și tu întrebări. Chiar din momentul în care primești cererea de informații, poți contacta auditorul să ceri clarificări dacă nu înțelegi. Mai bine să faci corect de la început, decât să refaci informația și să pierzi timpul…
Profită de momentul în care auditorii vin “pe teren” și întreabă-i aspecte contabile sau fiscale care îți sunt neclare și cu care te confrunți la acel moment. Ei te pot îndruma și pot să îți ofere informații valoroase.
Reconciliezi soldurile când deja a început auditul
Așa cum probabil știi deja, reconcilierea soldurilor (clienți, furnizori, bănci) este un test de audit obligatoriu.
Mai mult, este o cerința obligatorie pentru companie, parte a procesului de inventariere anuală.
Stresul cel mai mare apare atunci când ai diferențe între soldurile din contabilitate și cele confirmate, la care nu ai explicații. Sau nu primești răspuns la scrisorile de confirmare.
Ce ai de făcut:
Discută cu auditorii să selecteze din timp clienții și furnizorii pe care doresc să-i confirme.
Solicită de asemenea, template-urile scrisorilor de confirmare necesare pe care să le completezi cu informațiile relevante.
Dacă vei face acest lucru imediat ce ai o situație finală a soldurilor clienților și furnizorilor, vei avea timp să obții confirmări de sold, să analizezi diferențele și să le reconciliezi sau să oferi explicații.
Altfel, vei fi stresat și probabil, dacă nu vei putea explică diferențele acest lucru va afecta și raportul de audit.
Nu revizuiești ajustările de anul trecut
Ai primit o listă de ajustări în anul precedent? Probabil că da și dacă te gândești mai bine, ai fost chiar surprins/ă să vezi atâtea ajustări …
Ce ai de făcut:
Analizează lista de ajustări de anul trecut. Ține cont, dacă este cazul, anul acesta să înregistrezi în contabilitate ceea ce deja știi că ar trebui înregistrat (de exemplu: accrual-uri).
Nu soliciți un raport cu recomandări
Auditorii nu sunt obligați să ofere un raport cu recomandări la problemele identificate (riscuri fiscale, contabile, operaționale, etc). Obligația lor este emiterea raportului de audit.
Însă, este în beneficiul tău și al companiei să soliciți un raport cu aceste recomandări (“management letter”). Dacă deja ai primit unul anul trecut, asigură-te că ai rezolvat pe cât posibil, problemele identificate.
Dacă acest raport este bine întocmit, va aduce valoare destul de mare companiei și departamentului contabil și te va scuti de multe probleme.
Acestea sunt doar câteva situații…cele mai des întâlnite.
Așa cum ți-am spus și mai sus, nu lasă pregătirea auditului în ultimul moment. Comunică permanent cu auditorii atunci când ai neclarități.
Acum e rândul tău: Tu cu ce situații te confrunți în timpul auditului? De ce crezi că se întâmpla astfel? Îmi poți scrie la carmen.simionescu@acentria.ro
PS:
Dacă ți-a plăcut acest articol și îl consideri util, poți da share.
Dacă ai întrebări sau sugestii lasă un comentariu mai jos sau trimite un email la: carmen.simionescu@acentria.ro
În cazul în care nu făcut-o deja, înscrie-te în newsletter-ul din blog pentru resurse și informații gratuite.